請求書の作成をもっとカンタンに！フリーランス・中小企業向けアプリ
見積請求書の作成・管理ができるCLOUD PAPER
WindowsでもMacでも、無料ではじめることができます！
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Excel・Wordで見積/請求/納品書類を管理しているフリーランスにクラウドペーパーを勧める５つの理由
個人でフリーランスや小規模ビジネスを開始しようとする際には、なかなか実際の売り上げに直結しないと考えられている経理事務処理に対してコストをかけようと思えないものです。
そういった方もとても多いようで、実際にはWindowであれば最初から入っていることも多いMicroOffice社のWordやExcelを、MacであればPagesやNumberを、またはGoogle Docのスプレッドシートなどを利用して見積書や請求書などの書類を作成しているという方もたくさんみえるでしょう。
しかし、ビジネスを長期的に営んでいく上では、便利な方法だとは言い切れない点もあります。ファイルの別名保存をし忘れて、前回作成した書類を消してしまったなんてことも良く起こるのではないでしょうか？または、テンプレートの大元のファイルを無くしてしまい、新しく書類を作成しなくてはならなくなったなんてことも個人的には経験したことがあります。
今回は、このように日々の経理書類作業に苦労されているフリーランスの皆さんにクラウドペーパーがどんなメリットを提供してくれるのかをご紹介したいと思います。
場所にとらわれない作成作業が可能
出先で急にお客さんから連絡があり「急ぎで悪いけど見積書を至急用意してほしい！」なんて言われることは珍しいことではありません。当然、出先にもノートパソコンを持ち歩いていれば問題なく作業できるでしょう。しかし、ちょっと考えてみてください。
あなたの大切なビジネスの経理情報ファイルをノートパソコンに入れて持ち歩くことが、適切だと思いますか？出先ではどんな事故やトラブルに見舞われるかも想像できません。そういったリスク管理の観点からも「ファイルを持ち運べば出先でも作成できる」と自信を持って言えるでしょうか。
しかし、クラウドペーパーならそのようなリスクを冒さなくても大丈夫です。なぜなら、データをクラウドで管理しているからです。ウェブブラウザからアクセスしてインターネット上で書類を作成するため、ノートパソコンに限らずインターネットに接続可能なデバイスがあれば書類を作成することができます。また、データをクラウドで管理しているため、万が一ノートパソコンやデバイスにトラブルが発生しても、データ内容が流出することはないでしょう。
外出先での便利な書類作成もクラウドならリスクを回避して可能にしてくれます。
データベースが検索をスムーズに
エクセルやワードなどで見積書や請求書などを作成されている場合、ワードであれば１案件につき１つのファイル、エクセルであればシートを切り替えて利用している方も多いのではないでしょうか。
日々ビジネスを進めていく上で、取引先数が増えていき作成する書類の数も多くなったり複雑になったりと状況が変化してくると、ファイル管理の方法も変えていかなくてはならないといった必要性も出てくることもあります。特定の取引先とのデータだけをすぐに表示させたりできたらとても便利だと思いませんか？
先ほどもご紹介したようにクラウドペーパーはクラウドで運営されています。情報は全て自動的にデータベースで管理されるため、特定の取引先に関する情報を簡単に確認することができます。
見積⇔請求⇔納品、各仕様に簡単コピー・作成が可能
エクセルやワードで見積書・請求書・納品書を作成・管理していると、上手なファイルやテンプレートの使い方を最初からしっかりと導入しないと日々変化していく最適なファイルの管理法についていくことはできません。
実際に、以前提出した見積書の内容で請求書を作成する際にも、事前に便利な仕組みを自身で考えテンプレートを作っておけば、簡単な作業で終わらせることができるでしょう。しかし、実際には見積書ファイルの中から必要な項目をコピーしてきて請求書ファイルにペーストしたり…といった作業でなんとか乗り切っている方がほとんどではないでしょうか？
クラウドペーパーなら、事前に作成してある見積書から請求書の作成はとても簡単です。また、請求書と併せて必要な場合も多い納品書についても同様に簡単に作成することができます。このようなペーパーワークを簡単にしたいというクラウドペーパーならではの仕組みだと言えるでしょう。
発行・郵送済・入金済などの処理状況が一目瞭然
請求書などをファイルで管理していても、どこの取引先に送信・送付したのかは別のファイルもしくは手書きのリストで管理しているという方も多いのではないでしょうか？
しかし、ファイルへのチェックや手書きリストなどの人力管理では、いつか必ずミスが発生することでしょう。ましてや、請求漏れなどがあればビジネスの運営に打撃を与えかねません。
そういったことが起こりにくいようにクラウドペーパーでは考えられています。
請求書の発行、郵送済みか否か、入金済みか否かなどの処理が画面で一目瞭然確認することができます。これで今までの面倒な管理作業ともお別れできます。そして、請求漏れや入金漏れなどからも解放されるでしょう。
データを失う怖さからの解放
最初の項目でもご紹介しましたが、ビジネスの経理情報というものはとても大切なものです。ノートパソコンに全てのデータを入れて気軽に持ち運ぶのはとてもリスクがあるとご紹介しました。
そして、データをノートパソコンなどの端末に記憶しておくリスクがもう一点あります。それはデータの消失の恐れです。
ノートパソコンであれば持ち運ぶことも多いでしょう。外出先でちょっとした衝撃を受けてデータが全て消えてしまったなんて話はそれほど珍しいものではありません。
デスクトップパソコンであれば問題ないでしょうか？そうとも言い切れません。突然の落雷やブレーカーが落ちるなどのトラブルに遭遇した場合、データの消失の可能性はとても高くなります。
では、それらのトラブルに遭遇した場合のためにもバックアップを取っておけば良いのではないでしょうか。そうです、それも素晴らしい対応策です。しかし、人間がやることですのでバックアップし忘れるというミスが発生しなくもありません。ましては、データ消失というトラブルには滅多に遭遇するものでもありませんから、必要性は日常では感じられません。そういうものに対して常にリスクを考えてバックアップ作業をまめに行える人はなかなか少ないのではないかと推測できます。
しかし、クラウドペーパーであればこんな心配をする必要がなくなるのです。何度もご紹介しているようにクラウドで運営されていて、厳重にバックアップ作業も行っていますので、データ消失の心配をする必要がありません。煩わしい心配とはおさらばです。
無料で30日間利用してみることができます
このように、エクセルやワードを使って見積書や請求書を作成・管理されているフリーランスの方々の悩ましい部分を、クラウドで管理されているクラウドペーパーがカバーしてくれるという点はご理解いただけたかと思います。
今まで長い間使ってきたエクセルやワードなどは、不便なところもあるけれど手に馴染んでいるということもあり、なかなか新しいものに手を出そうと思えないというご意見もよく聞きます。
ですので、クラウドペーパーでは30日間無料で全ての機能をご利用いただける期間を設けています。30日間だけ少しだけ今の作業と併用して使ってみることで、あなたにとって今までのやり方が良いのか、それとも便利なサービスなのか判断することができると思います。
ぜひこの機会に一度30日間無料で全ての機能をお試ししてみてはいかがでしょうか？
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