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請求書はメール添付で送っても法律的に大丈夫！？
請求書をメールで送っても法律的に大丈夫なのでしょうか？
結論からいえばメールで送ってもOK
メールで送っても大丈夫です。何の問題もありません。ただし、基本的には取引先で印刷して保管していただく必要がありますし、請求書を送る相手先に事前に確認をとるのがマナーです。相手先によっては、紙で郵送してほしいといわれるところもありますので、取引先によって対応を考えていきましょう。また、メールで送る場合にはPDFが一般的です。
その際、押印した印鑑はプリントでもいいの？という疑問があるかもしれませんが、そもそも請求書に押印は必要ありません。なくてもあってもOKですが慣習的に押印されています。
絶対に紙で保管しなきゃいけないの？
電子化された請求書は必ず紙で印刷して保管しなくちゃいけないかといえば、そうではありません。
2005年4月、「e-文書法」と呼ばれる法律が定められました。これによると、見積書、注文書、請求書、納品書、検収書、請求書、契約書などなどさまざまな書類が電子化を認められるようになりました（ただし、3万円以上の契約書と領収書は紙による保存が必要です）。
参考）経済産業省：［入門編］電子化が可能な文書
電子化の保存要件は厳しい
しかしながら実際、完全に電子化して紙の書類を残さないようにするには条件が厳しいです。具体的には以下の要件を満たす必要があります。
税務署長の承認
電子化保存にあたって3ヶ月前までに申請書を提出する必要がある
改ざん防止
改ざんされていないという証明のため、電子署名やいつ作成したのかを証明するタイムスタンプ等がもとめられます。
一定以上の解像度であること
紙からスキャンする場合は、200dpi以上の見やすい解像度であること。またカラー。
このほかにも、税務調査が効率良く行えるように、検索機能、カラープリンタ、カラーディスプレイの用意など、乗り越えるハードルが高く、はっきりいって企業の電子化が進んでいません。
コクヨ、セイコーは企業が電子書類システムの指定フォルダに電子書類を保存すれば自動的にタイムスタンプを発行できるシステムを提供しています。月額利用料は6万円から。これから、法整備が整って、もっとかんたんに保存できるような仕組みができあがることを望みます。
参考）電子書類の信頼性証明サービス コクヨ、セイコーと
ただ、電子保存までしなくても、メールで送ることによって郵送コストは減らすことはすぐにでもできます。受け取った取引先に印刷してもらう必要はありますが。
電子化によるメリットは大きい
まず、請求書を印刷して送付状作って、封筒に入れてポストに投函する。これだけでも費用も手間がかかりますが、請求書を受け取った方も保管コストはバカになりません。
紙文書にせよ電子書類にせよ、税法では7年、商法では10年の保管義務が定められています。そして多くの企業が紙文書で保管していますが、その保管コストは少なくありません。日本経済団体連合会の資産によれば、国内の紙による保存コストは年間約3,000億円にもなるそうです。これが電子化によって物理的な保管スペースが不要になります。
いまのところ、電子化にともなうハードルが高すぎて、中小企業には導入が広がっていません。今後、法整備やシステムが整っていけばいずれ、電子化も一般的になることと思います。
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